天津眼科医院如何耗费少成本举办国际论坛
2017-10-26 褚振海、刘建琪 中国卫生质量杂志
项目管理（Project Management， PM）是一种系统管理技术方法，是通过一个临时性的、专门性的组织，把工作任务作为一个项目来进行高效的计划、组织、协调与控制，以实现项目全过程的动态管理 [1]。它具有临时性、目标性、制约性、一次性、系统性、完整性、周期性、多变性和相对重要性等特征。近年来，随着管理学科的发展和普及，项目管理技术以其高效、有序和可控的优势被广泛应用于社会的各行各业[
项目管理（Project Management， PM）是一种系统管理技术方法，是通过一个临时性的、专门性的组织，把工作任务作为一个项目来进行高效的计划、组织、协调与控制，以实现项目全过程的动态管理 [1]。它具有临时性、目标性、制约性、一次性、系统性、完整性、周期性、多变性和相对重要性等特征。近年来，随着管理学科的发展和普及，项目管理技术以其高效、有序和可控的优势被广泛应用于社会的各行各业[2]。医疗行业是高知识聚集、高频率交流的典型行业，每年有大量的学术会议，会议的筹备和组织成为一项极其重要的工作。如何有效计划、组织、推进和实施，保证会议的圆满举行，成为会议组织方不断思考和研究的方向。天津眼科国际论坛是由天津眼科医院发起并主办的重要眼科学术会议，随着影响力的不断扩大，会议规模日益扩大，会议的组织与筹备任务日益繁重。该院通过应用项目管理技术，仅耗费少量人力成本，就圆满完成会议筹备工作。
1 项目管理技术应用实践
经过可行性分析，确定天津眼科国际论坛可以作为一个项目来进行管理。
1.1 确定项目描述表
为了保证整个项目的顺利实施，在项目起始阶段，需要明确相关因素和关键节点，从而保证整个项目有序推进。这些因素包括项目名称、项目目标、可交付成果、工作描述、重大里程碑等。项目目标是筹办一期天津眼科国际论坛，总工期4个半月，从2015年3月1日-7月15日，配置固定人员19人，预算50万元。工作内容包括会议议程、后勤保障、专家接待、会场服务、财务管理等多个方面。根据项目相关因素和内容确立项目描述表，保证后续筹备工作稳步推进。
1.2 确定组织分解结构
组织分解结构（Organization breakdown structur，简称OBS）是项目推进与完成的重要保证。它与传统组织架构图不同，其更注重实际的角色和作用，而不单考虑职务与地位。运用项目管理技术组织会议，需明确项目执行过程的每个具体单位，明确工作包与相关部门人员的关系，并通过清晰明了的图形结构予以明示，实现“事事有人管，人人有事做”的目标。根据天津眼科国际论坛的工作描述表和人员配置情况，确定了组织分解结构：即由院长担任项目经理，确保决策权威性；在院长之下，设立1名总协调，担任项目主管，具体负责项目管理工作；同时，按照工作任务种类，分出担负不同工作职责的工作组，包括学术组、保障组、注册组、接待组、布展组、幻灯组和财务组，各司其事，各负其责。
1.3 确定工作分解结构
工作分解结构（Work Breakdown Structure，简称WBS）就是按照一定的原则和方式，将项目整体任务划分为一个个的工作包，然后将工作包分配给具体工作人员，一层层分解，一层层落实。WBS是整个项目计划的核心，也是保证工作进度、资源分配、过程管理等的重要基础，可以说直接关乎项目的进度和成败。按照工作分解流程，对天津眼科国际论坛的工作进行了分解。将整体任务划分为7个部分，每个部分包含不同的工作包。包括学术工作（包含嘉宾邀请、会议日程、汇编文件），后勤保障（包含酒店选择、车辆调度、接站安排），会场注册（包含代表注册、资料发放），专家接待（包含志愿者、专家行程、讲义催缴），厂商布展（包含厂商筛选、布展设计），会场幻灯（包含幻灯管理、幻灯播放、现场互动）以及财务管理（包含费用管理、收入管理）。通过工作任务分解结构，梳理出需要完成的所有任务，并与OBS的组织分解结构对接，避免出现纰漏。
1.4 确定责任分配矩阵
为了建立起工作包与工作人员之间的对应关系，明确工作职责，明晰责任范畴，保证每项工作落实到具体人，运用项目管理技术，确定了责任分配矩阵（Responsibility Assignment Matrix，简称RAM）。即将OBS确定的工作组，与WBS分解出的各工作包之间建立一一对应关系。在此过程中，需区分不同的关联级别，包括审核批准、具体负责、协助参与等。责任分配矩阵的建立，能够有效避免因职责不清，责任不明而导致的推诿现象，而这一问题，恰恰是大型会议组织过程的主要困难所在。每个具体任务都能落实到责任人，就能使各组织间、人员间充分沟通，有效协作。
1.5 运用甘特图法管控项目进展
大型会议组织工作往往时间紧张，事务繁杂，稍有疏忽就会出现工作遗漏或进度拖延的现象。为了有效管控全过程，运用项目管理技术中的甘特图法将整个项目进展情况进行直观展示，以确定每一阶段应该完成的工作任务。通过制定天津眼科国际论坛甘特图，可以明确了解，会议筹备前期的主要工作是完成嘉宾邀请并同步完成酒店选择工作；接下来需依次完成会议议程确定、汇编文件制作等。另外甘特图显示，大量会务工作（包括车辆调度、接站安排、代表注册、资料发放、幻灯管理、幻灯播放等）集中在会议期间，而财务相关工作主要集中在会议筹备后期，因此，可通过不同阶段不同任务合理调度人员。通过制定甘特图，可以便利明确工作内容和时间安排，从而合理控制进度。
2 效果
应用项目管理技术后，2015年天津眼科国际论坛的整体筹备工作取得了良好效果。与会的国内外专家学者共计30余名，全国各地学员近500名余。会务组完成了全部专家及学员的注册、接送、讲课、餐饮等相关安排工作，取得了圆满成功。
（1）职责分工更加明确。天津眼科国际论坛会务组工作人员为该院职工，由于其本职工作与会议组织工作在时间和内容上有较多冲突和交叉，因此，以往会议筹备经常出现职责混乱与沟通不畅等问题。在进行OBS和RAM梳理后，会务组全体成员可以清晰自身职责，并根据组织架构和职责划分，有条不紊完成分内工作，同时不影响本职工作的开展，大大提升了工作效率。
（2）时间管理更加有效。应用项目管理技术之前，对各项工作的起始、持续、完成时间无法做到清晰化、条理化的表达与展示，常导致工作延误和遗漏，组织者的精力更多用在漏洞修补、事务协调、事后追责等方面。而应用项目管理技术后，尤其是运用甘特图法进行工作包排序后，使会议组织者能够把握核心环节，直观监督各项工作进展[4]，提升了会议标准化。
（3）风险控制更加精准。大型会议筹备工作最大的挑战就是不断出现突发状况，这成为影响会议成败的关键风险点。通过应用项目管理技术，能够对会议全过程、全细节进行直观监督和控制，最大程度地减少了突发状况的发生，将风险控制做到了精确化。
3 讨论与分析
在大型会议的组织中，项目管理技术大大提升了组织效率。主要体现在：合理安排项目进度，有效使用项目资源，确保项目按期完成，降低项目成本。通过OBS、WBS、甘特图等一系列项目管理方法和技术，可以尽早制定项目任务规划，合理安排各项任务先后顺序，有效利用资源，特别是项目中的关键资源和重点资源，从而保证项目的顺利实施。
虽然项目管理理论的诞生与医疗行业并无关联，但它已经广泛应用于医疗行业。例如，将医院信息化建设作为一个项目进行范围、进度控制与质量管理[5]；利用项目管理方法和理念进行医院人才学科建设，使医院的人才培养达到一定的高度，为医院的持续发展提供人力支撑[6]。由此可以看出，项目管理技术已经得到了医疗行业管理者的认可，并逐步应用到各个方面。
通过应用项目管理技术，大型学术会议筹备与组织工作得到有效改进。但在具体实施过程中，也存在一些不足。一方面，会议组织领导对于一项新技术的应用存在一定的畏难心理。会议组织工作的不可逆性导致领导害怕因此产生较多变数，从而影响会议正常进行。另一方面，工作人员对于新工具下的工作任务安排与自身定位存在一定程度的理解偏差，这影响了项目管理技术发挥作用的程度[7]。为此，建议加强项目管理理论与方法的宣讲，以及成功经验的推广，让决策者意识到该技术的优势与可行性，消除畏难情绪。同时，对执行人员进行知识培训，增强其理解力与执行力。
参考文献：
[1]韩 慧.企业项目管理成熟度模型的构建与应用研究[J]．商品与质量：科教方法，2014（9）.
[2]王 淼，谢 娟.项目管理在四川大学华西医院管理实践中的应用[J]．中国循证医学杂志，2014，14(3)：369-372.
[3]戚安邦.项目管理学（第2版）[M].北京：清华大学出版社，2016.
[4]徐 宏.项目管理在医务志愿服务工作中的应用和思考[J]．中国社会医学杂志，2014，31(1)：11-13.
[5]曹 茂，诚陈旭，何及夫，等．论项目管理在HIS系统建设中的重要作用[J]．中国卫生质量管理，2012，19(4)：71-74.
[6]于成成，项黎明．项目管理在医院人才建设中的应用[J]．中医药管理杂志，2013，21(7)：722-723.
[7]郑 部，赵 静．某医院应用项目管理的启示[J]．解放军医院管理杂志，2013，20(5)：430-431.
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