Science：正确利用PPT演讲，成功走向人生巅峰
2016-01-15 生物谷 生物谷
我们经常会觉得在听报告时会感到十分无聊。在几乎所有的会议或者系内学术交流中，演讲者们经常会把听众压得喘不过气来：他们会一字不差地将屏幕上的文字念一遍，或者从头到尾眼睛直直地盯着屏幕，而从不与观众做任何交流。这样的演讲通常很难激发观众的热情，从而难以让观众们记住演讲的重要内容。然而，尽管我们已经认识到这样的问题，在我们自己上台的时候又会不自觉地重复上述行为，这是为什么呢？这个问题Brigitte
我们经常会觉得在听报告时会感到十分无聊。在几乎所有的会议或者系内学术交流中，演讲者们经常会把听众压得喘不过气来：他们会一字不差地将屏幕上的文字念一遍，或者从头到尾眼睛直直地盯着屏幕，而从不与观众做任何交流。这样的演讲通常很难激发观众的热情，从而难以让观众们记住演讲的重要内容。然而，尽管我们已经认识到这样的问题，在我们自己上台的时候又会不自觉地重复上述行为，这是为什么呢？
这个问题Brigitte Hertz女士能够给予解答。她曾经从事环境科学以及社会心理学方面的研究，最近的15年来则致力于教导学术表达技巧的提高。最近，她又因研究PPT的演讲技巧获得了荷兰Wageningen大学的理论博士学位。演讲对于大多数科学家来说都是十分困难的事情，而Hertz女士的研究能够帮助我们提高这一能力。《science》为此专门对Hertz女士进行了采访。
Q：你为什么选择研究PPT演讲技巧呢？
A：首先，PPT是十分流行的演讲工具，96%的学术会议都会用到PPT；科学家们在使用PPT之后的感觉却十分沮丧。有意思的是，每个人在台下听的时候都能明显感觉出不对劲的地方，但一旦轮到他们自己，却又不自觉地犯相同的傻。对我来说，找到他们犯相同错误的原因就能够有效提高PPT演讲水平，这也是我的动力。
Q：在演讲中哪一特征是观众们最不喜欢的呢？
A：首先，他们不喜欢PPT的每一张中都有很多文字。看上去很烦人，如果演讲者不识趣地再逐字逐句的念出来的话就会更加烦人。另外，每当观众试图阅读PPT上的文字时，演讲者又会同时开始说话，这使得这些口头的信息难以被接收。另外，虽然科学家本人在演讲时直勾勾地等着屏幕看，因此缺乏与观众的眼神交流，这也是一大缺点。我通过研究发现，在一个20分钟长度的演讲中，演讲者们每3分钟内将会有1分钟的时间是对着屏幕的。如果屏幕中的文字较多，这一时间还会增加。
Q：在你的理论中，制作PPT时减少文字数量，同时增加与观众的眼神交流是很重要的。那么对于实践中很多人有相反的行为你是怎么看的呢？
A：我之前一直没有意识到的一个原因是，许多演讲者将PPT作为演讲稿来使用。他们需要记住许多演讲的细节，而在PPT中进行文字说明是最简单的方法，对于非英语母语的演讲者来说，这一需求更为强烈。所以目前流行的习惯是在PPT中用大写的字表明标题，同时用小写的字将内容粘贴进去。
我们同时发现，如果你对于这次演讲越紧张（一般情况下所有人或多或少都会有点紧张），那么你的PPT中的文字就会越多。这样看来，与其说PPT是帮助观众理解演讲的工具，不如说是帮助演讲者减低心理压力的工具。我博士课题的一个结论就是，科学家在设计PPT的同时也要努力降低紧张的情绪。
Q：那么演讲者们怎么了解观众的理解程度呢？
A：他们心里应该清楚：作为观众，我们的即时记忆是十分有限的。因此作报告跟写文章是两种完全不同的套路。当人们在阅读的时候，会有充足的时间思考文章中的信息，然而在听报告的时候却难以做到。因此，报告中的信息量不能想加多少加多少。实际上，演讲者们反而应当缩减内容量，使我们听到一个完整，清楚，简单的故事。另外重要的一点是，要让观众对你的课题抱有热情。如果他们对你讲的内容感兴趣，那么就会主动寻找你的文章进行进一步学习。
Q：对于讲出一个好故事，你又什么好的建议吗？
A：内容量方面，如果是20分钟的演讲稿，时间刚刚好够背景介绍以及深入谈论一到两个问题。期间对重要的知识点要不断地重复知道观众熟记。最后加上一个完整的总结。另外，为了提高观众的积极性，中间可以夹杂一些观众们乐意听的，比如小段子之类的。
另外一个重要的方面是利用有意思的图片衬托你要讲的主题。记住图片不仅仅是装饰用。比如，一个接受我训练的科学家正在研究树木死亡之后养分是如何进入土壤中的。在她的演讲中，同一个主题下使用的图片都是相同的，然而当转换新得主题时，将会使用新的颜色的图片，以此提醒在座的观众们。
Q：你对于保持眼神交流有什么建议呢？
A：我的建议是不通过使用肢体动作，仅仅利用语言就能起到帮助做账用。具体来讲，当我们指导观众进行数据阅读时："你们看这里，结果显示A要比B大"，这时候尽量保持眼神接触。
如果你真的不看屏幕不行的话，可以直接看笔记本电脑上的内容。新版的PPT支持演讲者模式，这样你能够预知下一张是什么内容，做到有备无患。
另外，经验也是很重要的。我通过研究发现约有经验的人，他们的眼神交流就会越频繁。年轻人有时候还是会紧张，不管怎么样还是要多加练习。
Q：怎样消除紧张情绪呢？
A：首先，准备好演讲的内容，并且进行预先排练。排练中如果遇到卡壳的地方要认真对待。如果时间太长的话要想办法加快节奏或压缩内容。我相信很多人如果真的紧张的话，排练时都会放弃坚持下去。然而，他们需要找同事们或朋友们寻求建议。
另外，如果在实际演讲中发现接不上词儿了，也没什么大不了的，这种事即使在很有经验的演讲者身上也时有发生。不同点在于，有经验的人直接跳过去，在想到的时候再返回去提醒观众注意。
熟练于演讲的人都有其自己独有的放松方法。在上台前一小时，他们会静坐或通过其他方法调节情绪。
最后，不要把所有的紧张情绪都归为负面影响。要时刻注意给自己打气加油。
Q：为什么对于科学家来说熟练使用PPT十分重要呢？
A：科学家在写文章时经常会花费一个月到1年的时间，如果你问他们这篇文章能够说服多少人，他们估计会说：差不多50到100人吧。然而，如果你问他们如果被邀请在50-100人参加的会议中作报告，大概准备多久，他们往往会说：差不多两天吧。看，这就是区别所在。然而实际上，愿意坐下来听你报告的人都是对你的研究方向比较感兴趣的，他们中说不定会有人中午邀请你共进午餐。作报告是比发表文章还要难得的机会，为什么不把握呢？
Q：如果科学家们遇到了所有你提到的PPT工具使用方面的问题的话，他们应该考虑放弃这一工具吗？
A：当然不能放弃。我的一些论点可能比较悲观，但总体来讲PPT是一个十分有用的工具。问题的关键不在PPT本身，在于如何使用。小说写得烂，没人会怪排版软件吧？演讲也是这么一回事。总之，通过我在博士期间的研究，尽管我们都认为演讲时拥有PPT将会是一大帮助，但有时候也会遇到一些问题。这是因为多媒体技术使得学术演讲超出了舞台表演范畴。不规范的使用将导致过度依赖于PPT。我们需要提高演讲者的水平，使其重新夺回闪光点，这毕竟是高水平演讲的核心。
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